Đánh dấu và quản lý hàng hóa khi chuyển kho là khâu quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế thất lạc, nhầm vị trí và mất thời gian kiểm tra sau khi di dời. Với những kho có nhiều mã hàng, nhiều khu vực lưu trữ và nhiều chuyến xe vận chuyển, việc kiểm soát hàng hóa cần được chuẩn bị từ trước, thực hiện xuyên suốt trong quá trình bốc xếp và đối chiếu lại khi bàn giao tại kho mới.
Vì sao hàng hóa dễ thất lạc khi chuyển kho?
Hàng hóa thường bị thất lạc khi quá trình chuyển kho xưởng diễn ra gấp, nhiều khu vực được xử lý cùng lúc nhưng không có cách đánh dấu rõ ràng. Khi hàng được đóng thùng, quấn màng, xếp lên pallet và đưa lên xe, nếu không có mã nhận diện thì rất khó biết kiện hàng thuộc khu nào, cần đặt ở đâu và ai là người phụ trách kiểm tra.
Một nguyên nhân khác là kho mới chưa có vị trí tiếp nhận cụ thể. Hàng đến nơi nhưng chưa biết đưa vào khu vực nào sẽ dễ bị đặt tạm, xếp lẫn với nhóm khác và mất nhiều thời gian tìm lại. Với các doanh nghiệp có nhiều mã sản phẩm, vật tư, hồ sơ, thiết bị phụ trợ và hàng chờ xuất, tình trạng này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc vận hành sau khi chuyển kho.
Ngoài ra, thất lạc không phải lúc nào cũng là mất hàng. Nhiều trường hợp hàng vẫn còn trong kho nhưng nằm sai khu vực, sai pallet, sai chuyến xe, chưa được ghi nhận bàn giao… Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý hàng hóa theo cách dễ nhận diện, dễ kiểm tra và dễ truy xuất khi cần.
Cách đánh dấu hàng hóa khi chuyển kho
Đánh dấu hàng hóa là bước giúp đội bốc xếp, người giám sát và bộ phận tiếp nhận tại kho mới nhận biết đúng từng nhóm hàng. Việc này nên được thực hiện trước khi bốc xếp, tránh để đến lúc hàng đã lên xe mới bắt đầu phân loại.
- Dán nhãn theo khu vực lưu trữ
Thay vì chỉ ghi tên hàng, doanh nghiệp nên dán nhãn theo khu vực trong kho cũ và vị trí tiếp nhận tại kho mới. Ví dụ, hàng thuộc khu nguyên vật liệu, khu thành phẩm, khu đóng gói, khu hồ sơ, khu thiết bị phụ trợ nên có ký hiệu riêng.
Cách đánh dấu theo khu vực giúp đội bốc xếp biết hàng nào cần đi cùng nhóm, hàng nào cần đưa đến cùng điểm nhận. Khi đến kho mới, người tiếp nhận cũng dễ kiểm tra hàng đã được đưa đúng khu vực hay chưa.
- Dùng mã đơn giản, dễ đọc tại hiện trường
Mã đánh dấu không nên quá dài và khó hiểu. Trong quá trình chuyển kho, nhân công thường phải thao tác nhanh, điều kiện ánh sáng và không gian có thể không thuận lợi như khi làm việc tại bàn giấy. Vì vậy, mã hàng nên ngắn, rõ và dễ đọc từ xa.
Doanh nghiệp có thể dùng ký hiệu theo khu vực, số thứ tự pallet, số chuyến xe và mức độ ưu tiên. Điều quan trọng là toàn bộ người tham gia chuyển kho phải hiểu cùng một cách đọc mã, tránh mỗi bộ phận hiểu theo một kiểu khác nhau.
- Phân biệt hàng ưu tiên bằng màu sắc
Với những kho có nhiều nhóm hàng, màu sắc là cách nhận diện nhanh và dễ áp dụng. Mỗi màu có thể tương ứng với một nhóm hàng, một khu vực nhận hoặc một mức độ ưu tiên. Cách này giúp đội bốc xếp quan sát nhanh hơn khi di chuyển hàng số lượng lớn.
Tuy nhiên, màu sắc chỉ nên là công cụ hỗ trợ, không thay thế hoàn toàn cho nhãn thông tin. Trên mỗi kiện hàng vẫn cần có mã nhận diện, tên nhóm hàng và vị trí tiếp nhận để thuận tiện khi đối chiếu.
- Ghi chú rõ hàng dễ vỡ, hàng cần giữ nguyên chiều
Một số hàng hóa cần được xử lý cẩn thận hơn trong quá trình bốc xếp. Với hàng dễ vỡ, hàng cần giữ đúng chiều, hàng không được xếp chồng và hàng cần tránh ẩm, doanh nghiệp nên ghi chú rõ trên bao bì.
Các ghi chú này cần được đặt ở vị trí dễ thấy, không bị che khuất khi xếp lên pallet. Khi đội bốc xếp nhìn thấy cảnh báo ngay từ đầu, thao tác nâng hạ, sắp xếp và cố định hàng hóa sẽ an toàn hơn.
Cách quản lý hàng hóa trong quá trình chuyển kho
Đánh dấu hàng hóa chỉ là bước đầu. Để tránh thất lạc, doanh nghiệp cần quản lý hàng xuyên suốt từ lúc hàng còn trong kho cũ, trong quá trình lên xe, khi vận chuyển và lúc bàn giao tại kho mới.
- Lập danh sách hàng hóa theo từng khu vực
Danh sách hàng hóa nên được lập theo từng khu vực thay vì gom chung toàn bộ kho vào một file lớn. Cách làm này giúp việc kiểm tra nhanh hơn và dễ phát hiện sai lệch nếu một khu vực chưa hoàn tất.
Mỗi danh sách cần thể hiện nhóm hàng, số lượng kiện, số pallet, tình trạng bao bì và vị trí tiếp nhận tại kho mới. Với hàng quan trọng, doanh nghiệp nên ghi chú người phụ trách kiểm tra để tránh bỏ sót khi bàn giao.
- Kiểm soát hàng theo từng chuyến xe
Mỗi chuyến xe nên có danh sách hàng đi kèm. Khi hàng được đưa lên xe, người phụ trách cần ghi nhận nhóm hàng, số lượng và khu vực nhận. Khi xe đến kho mới, danh sách này được dùng để đối chiếu lại trước khi sắp xếp vào vị trí.
Cách kiểm soát theo chuyến xe giúp doanh nghiệp biết hàng đang ở đâu, đã chuyển đến kho mới hay vẫn còn tại kho cũ. Điều này đặc biệt hữu ích khi quá trình chuyển kho diễn ra trong nhiều đợt.
- Bố trí người phụ trách tại hai đầu kho
Trong quá trình chuyển kho, nên có người phụ trách tại kho cũ và kho mới. Người tại kho cũ kiểm tra hàng trước khi bốc xếp lên xe. Người tại kho mới tiếp nhận, đối chiếu và xác nhận hàng đã vào đúng khu vực.
Nếu chỉ có người giám sát tại một đầu, thông tin rất dễ bị đứt đoạn. Hàng đã lên xe nhưng chưa ai xác nhận tại điểm nhận sẽ gây khó khăn khi cần truy lại. Việc có người phụ trách ở cả hai bên giúp quá trình bàn giao minh bạch hơn.
- Chụp ảnh hiện trạng các nhóm hàng quan trọng
Với hàng có giá trị cao, hàng dễ hư hỏng, thiết bị phụ trợ và các pallet đã được đóng gói hoàn chỉnh, doanh nghiệp nên chụp ảnh trước khi vận chuyển. Ảnh hiện trạng giúp đối chiếu tình trạng bao bì, cách sắp xếp và số lượng kiện khi cần kiểm tra lại.
Việc chụp ảnh không cần thực hiện quá phức tạp. Chỉ cần ghi nhận rõ mã pallet, tình trạng bên ngoài và khu vực lưu trữ là đã giúp quá trình kiểm soát hàng hóa đáng tin cậy hơn.
Sai lầm thường gặp khi đánh dấu và quản lý hàng hóa
Dù đã dán nhãn và lập danh sách, hàng hóa vẫn có thể thất lạc nếu cách quản lý chưa phù hợp với thực tế chuyển kho. Một số lỗi thường gặp gồm:
- Dán nhãn quá chung chung: Chỉ ghi tên hàng, tên bộ phận sẽ khó xác định vị trí tiếp nhận tại kho mới. Nhãn nên có mã khu vực, số pallet, chuyến xe và điểm nhận.
- Không cập nhật khi thay đổi vị trí hàng: Khi hàng đổi điểm tập kết, đổi chuyến xe nhưng danh sách không cập nhật, việc bàn giao rất dễ sai lệch.
- Để đến kho mới rồi mới phân loại: Hàng chưa được phân nhóm từ kho cũ sẽ khiến đội bốc xếp mất thời gian tìm vị trí và dễ đặt nhầm khu vực.
- Thiếu bước đối chiếu sau khi hoàn tất: Nếu không kiểm tra lại theo từng khu vực và từng chuyến xe, thiếu sót thường chỉ được phát hiện khi cần dùng hàng.
- Không có người phụ trách kiểm soát: Doanh nghiệp nên phân công người theo dõi tại kho cũ và kho mới để xác nhận hàng lên xe, xuống xe và bàn giao rõ ràng.
Đánh dấu và quản lý hàng hóa khi chuyển kho là cách giúp doanh nghiệp hạn chế thất lạc, nhầm vị trí và mất thời gian sắp xếp lại sau di dời. Với kinh nghiệm bốc xếp, chuyển kho xưởng, sắp xếp hàng hóa và điều phối nhân công thực tế, Tây Nguyễn Logistics có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng theo từng khu vực, từng chuyến xe để quá trình chuyển kho diễn ra an toàn, rõ ràng và hạn chế phát sinh.
Tham khảo: Công ty dịch vụ cung ứng lao động & nhân lực phổ thông TPHCM
